La obsesión por los documentos originales

Autor Congresistas
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Clara Jusidman

En los últimos años he estado corroborando una especie de obsesión de los aparatos burocráticos de diversas dependencias de exigir, para cualquier trámite, originales o copias certificadas de documentos notariales. En el caso de actas de nacimiento, de matrimonio o de defunción solicitan que se les entreguen copias recientes, de menos de seis meses, en lo que llaman “formato único”.

En varios casos se quedan con esos documentos y no se los devuelven; en otros, uno tiene que pasar meses solicitando que le devuelvan los documentos originales. Si por alguna razón se le pasa insistir en ello, u otra persona hizo el trámite en su nombre, el documento se pierde en los inmensos archivos de la burocracia. Usted se acordará de ese documento original cuando se lo pidan de nuevo para otro trámite y ¡oh! tragedia, se percata que nunca se lo devolvió la oficina que lo requirió de inicio.

Sacar una copia en la CDMX en lo que llaman “formato único”, que realmente no es el único pues usted guarda su acta de nacimiento o de matrimonio original, le cuesta 77 pesos si es antigua y 144 pesos si es reciente, cuando debería ser al revés, pues uno esperaría que las más recientes las fueran digitalizando y guardando en archivos electrónicos al expedirlas. En cambio, supondría que las más antiguas apenas estarían digitalizándose.

Además, suele ocurrir que cuando uno está haciendo un trámite, pocas veces le aclaran cuál es toda la documentación que va a requerir para llevarlo a cabo, cuál de ella debe ser en “formato único” o cuál en copia certificada y con cuál piensan quedarse para llenar sus bodegas de papeles.

Si además, cada vez que usted acude a la “ventanilla única” le toca un servidor público distinto, ocurre que al examinar el montón de papeles que finalmente usted logró reunir después de ir tres veces previas a esa misma ventanilla, ese nuevo servidor público va a encontrar otro papel que le falta. Tendrá que retirarse regañado porque usted debería de saber que tenía que llevar ese otro papel. Un galimatías, usted como ciudadano siempre lleva las de perder, porque es usted quien quiere engañar a las autoridades hasta que no les demuestre lo contario.

Tuve el infortunio de haber nacido en una época donde los servidores públicos del registro civil pensaban que era muy elegante introducir una y griega en medio del primer y segundo apellidos, así que de acuerdo a mi acta de nacimiento me llamo Clarita Jusidman y Rapoport. Para mi desgracia, en mi acta de matrimonio pusieron sólo Clarita Jusidman Rapoport. Pues ahora, para un trámite que estoy haciendo en relación con la pensión de mi esposo, tengo que dejar en la ventanilla una copia certificada de un acta notariada donde se certifica que soy conocida bajo distintos nombres, con la que además, se van a quedar. Tuve que pagar 1,500 pesos para obtenerla. Van cuatro vueltas a la misma ventanilla.

Mi recomendación es que cuando tenga que iniciar algún trámite: cárguese de paciencia, llénese de energía, llévese algo para leer y protéjase frente a la pandemia. Pero lo principal, es muy importante que saque usted copias certificadas de todos los documentos: cartas poder, títulos de propiedad, testamentos, identificaciones, licencias de construcción, etc. Conserve siempre el original y al menos una copia certificada.

En tiempos de COVID y para las personas mayores, ¿no habría manera de simplificar los prolongados e innecesarios trámites por ejemplo, ante el ISSSTE y el IMSS, que además deben ser presenciales y obligan a conseguir copias certificadas y formatos únicos que significan gastos y varios traslados para obtenerlos?

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